TA的業務の自動化

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弊学にはLMS(Learning Management System),MoodleとかWebclassとかManabaとか,あの手のシステムが全学レベルでなぜか入っていないので出欠管理やレポートの管理に一々手間がかかっていたのだけど,2年目になって徐々に習熟してきた(本当は他人に任せたいのだが・・・。)以下自分用の覚え書き。

出欠管理を行う

  • Scansnapと「マークシート読み取り君」というソフトウェアで普通紙をつかったOCRシステムを構築。合計で7万円ぐらい
  • 毎回紙を配る手間は省けていないがまあこれは不正防止等を考えると仕方ないかもしれない・・・(電子的な出席確認ツールは結局のところ不正防止が難しい)
  • 感想欄はスキャンしたときに氏名を除外した画像ファイルとして取り込まれるように設定してあるので,あとで一括してPDF化。リプライをつけてファイル送信。

レポートをメール提出させる

  • レポート提出専用のgmailアカウントを一つ用意しておく
  • gmailの不在通知を利用して,メールを受領したら自動返信メールを送る。
  • outlook(等のクライアントソフト)でgmailをIMAPで受信して,複数のメールの添付ファイルを一挙にダウンロードする(今は一度複数のメールをまとめて自分のメール宛に転送しようとすると,添付ファイルもまとまるのでそのようにしている。他の方法もあるのかもしれない)
  • ファイル名を学籍番号+氏名などで提出しておいてもらって,提出ファイルの一覧をコマンドプロンプトでdir /bとかすると提出者の一覧が作成できる。

レポートを一つのファイルにまとめる

  • 特に詳細な編集の予定がなければPDFで結合。数が多いとマシンスペックを占有するのでなるべく別PCなどで。
  • wordファイルをwordのまま結合したい場合は,挿入>オブジェクトでファイルをまとめる(word2016の場合)

その他

学生同士のファイル共有には今のところGoogleドライブを活用しているが,別の人のファイルを消してしまうなどのトラブルがあるのと,MSofficeのファイルをGoogleドキュメントで作業しようとしたりしてしまうのであまり良いことはないかもしれない・・・。300人までならサイボウズLiveも無料で使うことができる。

この辺のグループウェアはスマホでの利用もできるのだが,Androidの細かいバージョン違いによる挙動の違いや関連づけの設定など,正直サポートしきれない部分がでてくるのが難点。